లింకింగ్‌లో కింగ్‌ అవ్వండి

మన పని క్రమంగా కాగితం నుంచి స్క్రీన్‌కి మారింది. కానీ, సిగ్నేచర్‌ నుంచి సర్టిఫికెట్‌ వరకూ.. అన్నీ ఇంకా డాక్యుమెంట్స్‌ రూపంలోనే తిరుగుతున్నాయి. ఆఫీసుల్లో ఫైల్స్‌ మార్పిడి, సబ్మిషన్‌లు, అప్రూవల్‌లు.. ఇవన్నీ రోజూ వందల సార్లు జరుగుతుంటాయి. ఇక్కడే లింకింగ్‌ అనే చిన్న టెక్‌ పదం, పెద్ద సిస్టమ్‌గా మారింది. ఎందుకుంటే.. డాక్యుమెంట్‌ అంటే ఇప్పుడు ఒక ప్రూఫ్‌ మాత్రమే కాదు. అది ఒక ప్రాసెస్‌.

మన పని క్రమంగా కాగితం నుంచి స్క్రీన్‌కి మారింది. కానీ, సిగ్నేచర్‌ నుంచి సర్టిఫికెట్‌ వరకూ.. అన్నీ ఇంకా డాక్యుమెంట్స్‌ రూపంలోనే తిరుగుతున్నాయి. ఆఫీసుల్లో ఫైల్స్‌ మార్పిడి, సబ్మిషన్‌లు, అప్రూవల్‌లు.. ఇవన్నీ రోజూ వందల సార్లు జరుగుతుంటాయి. ఇక్కడే లింకింగ్‌ అనే చిన్న టెక్‌ పదం, పెద్ద సిస్టమ్‌గా మారింది. ఎందుకుంటే.. డాక్యుమెంట్‌ అంటే ఇప్పుడు ఒక ప్రూఫ్‌ మాత్రమే కాదు. అది ఒక ప్రాసెస్‌. బ్యాంక్‌లో అకౌంట్‌ ఓపెన్‌ చేయడం, ఆధార్‌ అప్‌డేట్‌ చేయడం, కాంట్రాక్ట్‌ షేర్‌ చేయడం.. ఇవన్నీ ఆన్‌లైన్‌లో జరుగుతున్నాయి. కానీ, ప్రతిసారి కొత్త ఫైల్‌ అప్‌లోడ్‌ చేస్తే, కొత్త రిస్క్‌ కూడా వస్తుంది. మనం షేర్‌ చేసిన ఫైల్‌ రాంగ్‌ పర్సన్‌కు చేరుతుందా? లింక్‌ ఎక్స్‌పైర్‌ అవుతుందా? డేటా లీక్‌ అవుతుందా?.. ఇలా ఎన్నో ప్రశ్నలు. వాటికి పరిష్కారమే.. డాక్యుమెంట్‌ లింకింగ్‌ టూల్స్‌. వీటిని స్మార్ట్‌గా వాడితే.. మీ డేటా ఎప్పటికీ భద్రం!

ఆన్‌లైన్‌లో ఓ లాకర్‌ ఉండి.. దాంట్లో మనం సెక్యూర్డ్‌గా ఫైల్స్‌ భద్రం చేసుకునేందుకు చాలానే సర్వీసులు ఉన్నాయి. వీటిల్లో మనకి ముందుగా గుర్తొచ్చేవి.. Google Drive, Dropbox లాంటి క్లౌడ్‌ స్టోరేజ్‌ ప్లాట్‌ఫార్మ్‌లే. ఇవి ఇప్పుడు కేవలం ఫైల్‌బాక్స్‌లు మాత్రమే కావు. డేటా సెంటర్‌ లెవల్‌ ప్రొటెక్షన్‌తో పని చేస్తున్నాయి. ఎవరెవరు లింక్‌ ఓపెన్‌ చేశారు, ఎప్పుడు డౌన్‌లోడ్‌ చేశారు.. అన్నీ రికార్డ్‌ అవుతాయి. ఇది కేవలం సౌకర్యం కాదు.. ‘ట్రేసబిలిటీ’కి ఉన్న చక్కని వెసులుబాటు. మరో వైపు Zoho Docs, M-Files లాంటి సిస్టమ్స్‌ అయితే పెద్ద సంస్థల కోసం పక్కా ప్లానింగ్‌తో ముందుకెళ్తున్నాయి. అవి ఒక్క ఫైల్‌కి పది లింక్స్‌ ఉన్నా, వాటిని ఆటోమేటిక్‌గా ట్రాక్‌ చేస్తాయి.

చిన్న బిజినెస్‌లు లేదా ఎడ్యుకేటర్లు అయితే, Word లేదా PDFలో హైపర్‌లింక్స్‌ వాడితే సరిపోతుంది. ఇది సింపుల్‌ టెక్నిక్‌. దీంతో మీరు చేసుకునే రిపోర్టులు లేదా రీసెర్చ్‌ డాక్యుమెంట్లలో ఇతర సోర్స్‌ ఫైల్స్‌ని కనెక్ట్‌ చేయడం సులభం అవుతుంది. ఒక్క క్లిక్‌తో సంబంధిత రిఫరెన్స్‌ ఓపెన్‌ అవ్వడంతో వర్క్‌ సమయాన్ని గణనీయంగా సేవ్‌ చేస్తుంది. సింపుల్‌ కానీ ఎఫెక్టివ్‌ టెక్‌. రిపోర్ట్‌లో ఇక్కడ క్లిక్‌ చేయండి అని హైపర్‌ లింక్‌ చేస్తేచాలు.. ఆ ఫైల్‌ వెంటనే ఓపెన్‌ అవుతుంది. ఇది సమయాన్ని, కన్‌ఫ్యూజన్‌ను రెండింటినీ తగ్గిస్తుంది. అంతేకాదు.. మీ మాస్టర్‌ డాక్యుమెంట్‌ సదా భద్రంగా ఉంటుంది.

సేఫ్‌ షేరింగ్‌
ఆటోమేషన్‌ టూల్స్‌ వాడితే ఒక ఫైల్‌లో మార్పు చేస్తే, దానికి సంబంధించిన అన్ని లింకులు ఆటోమేటిక్‌గా అప్‌డేట్‌ అవుతాయి. ఈ క్రమంలో మానవ తప్పిదాలను దాదాపు కంట్రోల్‌ చేయొచ్చు. ఉదాహరణకు Zapier లాంటి టూల్స్‌ వాడితే, ఒక ఫైల్‌ అప్‌డేట్‌ అయితే దాని లింక్‌ అన్ని సంబంధిత ప్రాజెక్టుల్లో ఆటోమేటిక్‌గా అప్‌డేట్‌ అవుతుంది. ఈ విధంగా మాన్యువల్‌ ఎర్రర్స్‌ దాదాపు తగ్గిపోతాయి.

ఇంకా ఫైల్‌ సెక్యూరిటీ
ప్రతి ఫైల్‌ వెనక ఒక కథ ఉంటుంది.. మన ఐడెంటిటీ, డేటా ఇవన్నీ ఆ ఫైల్స్‌లో ఉంటాయి. కాబట్టి లింక్‌ పంపే క్రమంలో ఫైనల్‌ క్లిక్‌ చేసే ముందు ఈ ఫైల్‌ సరైనదేనా? నిజంగా సరైన సోర్సుకే వెళ్తుందా? అని ఒకసారి ఆలోచించండి. ఎంత గొప్ప టెక్నాలజీ వాడినా, మీరు షేర్‌ చేసే ఫైల్‌ సరైన వ్యక్తికే చేరాలనే భరోసా ఉండాలి. దానికి పాస్‌వర్డ్‌ ప్రొటెక్షన్‌, యాక్సెస్‌ కంట్రోల్‌ లాంటి ఆప్షన్లు తప్పనిసరి. మీరు వాడే టూల్‌ ఏదైనా.. సెక్యూరిటీ సెట్టింగ్స్‌, యాక్సెస్‌ కంట్రోల్స్‌ తప్పక రివ్యూ చేయండి. భవిష్యత్తులో పేపర్‌ కంటే లింక్‌ విలువైనదిగా మారబోతున్నది. కానీ, ఆ లింక్‌ ఎంత స్మార్ట్‌గా ఉందో కాకుండా, ఎంత సేఫ్‌గా ఉంది? అన్నదే ముఖ్యం.

మీ ఫైల్‌ మీ సేఫ్టీ!!

• Two-Step Verification తప్పనిసరి
  Google Drive, One Drive లాంటివి ఒక సింగిల్‌ పాస్‌వర్డ్‌పై ఆధారపడకూడదు. Two-Step (OTP లేదా Authenticator App) యాక్టివేట్‌ చేస్తే మీ ఫైల్‌ని ఓపెన్‌ చేయడం హ్యాకర్లకు కష్టం అవుతుంది.
• Anyone with link వాడకం తగ్గించండి
  షేర్‌ చేసేటప్పుడు Anyone with link can view అనేది సౌకర్యంగా అనిపించినా, ఇది రిస్కీ. బదులుగా Specific people only ఆప్షన్‌నో, Restricted access ఆప్షన్‌నో ఎంపిక చేయండి.
• Sensitive Data అప్‌లోడ్‌ చేయకండి
  బ్యాంక్‌ స్టేట్‌మెంట్స్‌, ఆధార్‌, పాస్‌పోర్ట్‌ స్కాన్లు.. క్లౌడ్‌లో సింపుల్‌ ఫోల్డర్‌లో ఉంచకండి. ఇవి ఎన్‌క్రిప్ట్‌ చేసి (ఉదా: zip ఫైల్‌తో password పెట్టి) అప్‌లోడ్‌ చేయడం సురక్షితం.
• ఫైల్‌ యాక్సెస్‌ లిస్టు చెక్‌ చేయండి
  తరచుగా Manage Access లేదా Shared with సెక్షన్‌ ఓపెన్‌ చేసి చూడండి. మీ ఫైల్‌కి ఎవరెవరు యాక్సెస్‌లో ఉన్నారో రివ్యూ చేయండి. అనవసరమైన యూజర్లు ఉంటే రిమూవ్‌ చేయండి.
• Device-Sync మీద జాగ్రత్త
  మీ ల్యాప్‌టాప్‌ లేదా మొబైల్‌లో ఆటోమేటిక్‌ క్లౌడ్‌ సింక్‌ ఉంటే.. పబ్లిక్‌ వైఫైలో దాన్ని ఆఫ్‌ చేయండి. హ్యాకర్‌లకు అది ఫైల్‌ ట్రాన్స్‌ఫర్‌ సమయంలో కంటబడొచ్చు.
• URL Shorteners వాడకండి
  Bitly లాంటి షార్ట్‌ లింకులు ఫ్రెండ్లీగా కనిపించినా, రియల్‌ లింక్‌ ఎక్కడికి వెళ్తుందో తెలియదు. డైరెక్ట్‌, అధికారిక లింక్‌నే వాడండి.
• Email Attachmentsకి బదులుగా లింక్‌ షేరింగ్‌
  మెయిల్‌ అటాచ్‌మెంట్‌గా పెద్ద ఫైళ్లు పంపడం రిస్కీ. క్లౌడ్‌ లింక్‌ వాడితే.. ఆ ఫైల్‌ను డిలీట్‌ చేయడం, దానికి సంబంధించిన యాక్సెస్‌ ఆఫ్‌ చేయడం సులభం అవుతుంది.
• Access Expiry Date సెట్‌ చేయండి
  తాత్కాలిక ప్రాజెక్టుల కోసం షేర్‌ చేసిన ఫైళ్లు ఆటోమేటిక్‌గా యాక్సెస్‌ క్లోజ్‌ కావాలి. Google Driveలో Set expiry ఆప్షన్‌ ఉంది.. దీన్ని యాక్టివేట్‌ చేయండి.
• ఫైల్‌ డౌన్‌లోడ్‌ అనుమతి ఆఫ్‌ చేయండి
  కొన్ని సందర్భాల్లో మీరు ఫైల్‌ చూపించాలే గాని డౌన్‌లోడ్‌ అవ్వకూడదు అనుకుంటే.. Driveలో View onlydisable download ఆప్షన్‌ ఉపయోగించండి.
• సెక్యూరిటీ ప్యాచెస్‌ కోసం.. క్లౌడ్‌ యాప్‌లను ఎప్పటికప్పుడు అప్‌డేట్‌ చేయండి.

అనిల్‌ రాచమల్ల
వ్యవస్థాపకులు
ఎండ్‌నౌ ఫౌండేషన్‌