‘3-2-1’ రూల్‌తో.. మీ డేటా సేఫ్‌!

ఫోన్‌లో వేల కొద్దీ ఫొటోలు, ఫ్యామిలీ వీడియోలు, ముఖ్యమైన ఆఫీస్‌ డాక్యుమెంట్లు ఉన్నాయి కదా? వాటిని ఎలా భద్రపరిచారు అని అడిగితే.. ‘నేను గూగుల్‌ ఫొటోస్‌లో పెట్టాను’ లేదా ‘ఓ పెన్‌ డ్రైవ్‌లో దాచాను’, ‘నా దగ్గర పెద్ద హార్డ్‌ డ్రైవే ఉంది!’ అని చాలా కాన్ఫిడెంట్‌గా చెబుతారు. అయితే, ఫైల్స్‌ క్లౌడ్‌లోనో లేదా హార్డ్‌ డిస్క్‌లోనో ఉన్నాయంటే అంతా సేఫ్‌ అనుకోవడానికి లేదు. ఎందుకంటే.. ఇక్కడ చాలామంది బ్యాకప్‌ని ఒక ‘పద్ధతి’లా కాకుండా ‘పని’లా చేస్తున్నారు.

ఫోన్‌లో వేల కొద్దీ ఫొటోలు, ఫ్యామిలీ వీడియోలు, ముఖ్యమైన ఆఫీస్‌ డాక్యుమెంట్లు ఉన్నాయి కదా? వాటిని ఎలా భద్రపరిచారు అని అడిగితే.. ‘నేను గూగుల్‌ ఫొటోస్‌లో పెట్టాను’ లేదా ‘ఓ పెన్‌ డ్రైవ్‌లో దాచాను’, ‘నా దగ్గర పెద్ద హార్డ్‌ డ్రైవే ఉంది!’ అని చాలా కాన్ఫిడెంట్‌గా చెబుతారు. అయితే, ఫైల్స్‌ క్లౌడ్‌లోనో లేదా హార్డ్‌ డిస్క్‌లోనో ఉన్నాయంటే అంతా సేఫ్‌ అనుకోవడానికి లేదు. ఎందుకంటే.. ఇక్కడ చాలామంది బ్యాకప్‌ని ఒక ‘పద్ధతి’లా కాకుండా ‘పని’లా చేస్తున్నారు. దీంతో డేటా పోయినప్పుడు ఆ బ్యాకప్‌ ఫైల్స్‌ పని చేయకపోవడం లేదా కావాల్సిన సెట్టింగ్స్‌ తిరిగి రాకపోవడం లాంటి సమస్యలు ఎదురవుతున్నాయి. అదేంటి ఇంతకన్నా ఏం చేయాలి? అని కంగారు పడుతున్నారా! మీరు చేస్తున్నది బ్యాకప్‌ కాదు, కేవలం ‘కాపీ’ మాత్రమే! ఏదో ఓ రోజు మీ అకౌంట్‌ హ్యాక్‌ అయినా లేదా ఆ పెన్‌ డ్రైవ్‌ పాడైపోయినా మీ డేటా మొత్తం గాలిలో కలిసిపోతుంది. డేటా బ్యాకప్‌ విషయంలో మీరు చేస్తున్న పొరపాట్లు ఏంటి? అసలు ఓ ప్రొఫెషనల్‌ లాగా డేటాను ఎలా సేవ్‌ చేసుకోవాలి?

ఎప్పుడైతే క్లౌడ్‌ సర్వీసులు అందుబాటులోకి వచ్చాయో.. యూజర్లు ‘హమ్మయ్యా! ఇక మన డేటా ఎక్కడికీ పోదులే’ అనుకుంటూ.. సింక్‌ చేసేస్తున్నారు. గూగుల్‌ డ్రైవ్‌ లేదా ఐక్లౌడ్‌ లాంటి ఇతర సర్వీసుల మీదనే పూర్తి భరోసా పెడుతున్నారు. అంతేకాదు.. ఆయా సర్వీసులు అందించే ఫీచర్స్‌ని వాడుకుంటూ చక్కగా ఎంటర్‌టైన్‌ అవుతున్నారు. ఇక్కడ యూజర్లు అర్థం చేసుకోవాల్సిన విషయం ఏంటంటే.. క్లౌడ్‌ స్టోరేజ్‌ అనేది కేవలం ‘సింక్‌’ చేసే సాధనం మాత్రమే. అంటే.. మీ లాకర్‌కి సింక్‌ సర్వీసులు ఓ సిమ్యులేషన్‌ ఫ్లాట్‌ఫామ్‌లు మాత్రమే అన్నమాట.

• సింక్‌ ముప్పు: గూగుల్‌ డ్రైవ్‌, ఐక్లౌడ్‌ లేదా వన్‌ డ్రైవ్‌లు మీరు చేసే మార్పులను వెంటవెంటనే అప్‌డేట్‌ చేస్తాయి. ఒకవేళ మీరు పొరపాటున ఒక ఫైల్‌ డిలీట్‌ చేసినా లేదా వైరస్‌ ఎటాక్‌ వల్ల ఫైల్‌ పాడైపోయినా.. ఆ మార్పు వెంటనే క్లౌడ్‌లో కూడా జరిగిపోతుంది. కాబట్టి క్లౌడ్‌ సింకింగ్‌ అనేది బ్యాకప్‌ కాదు. అది కేవలం ఒక ‘మిర్రర్‌’ మాత్రమే. పొరపాటున మీ ఫోన్‌ లో ఓ ఫొటో డిలీట్‌ చేస్తే, అది క్లౌడ్‌లో కూడా డిలీట్‌ అయిపోతుంది. రికవరీ సదుపాయం ఉంది కదా వాడుకుంటాం అనుకోవచ్చు. కానీ, డిలీట్‌ చేస్తే 30 రోజులలోపు ‘Trash’ ఫోల్డర్‌ నుంచి వాటిని రికవర్‌ చేయగలం. తర్వాత సాధ్యం కాదు.
• హార్డ్‌డిస్క్‌పై ఆధారపడటం: ఎక్స్‌టర్నల్‌ హార్డ్‌డిస్క్‌లు ఎప్పుడు ఫెయిల్‌ అవుతాయో ఎవరూ చెప్పలేరు. డ్రాయర్‌లో పడేసిన పాత హార్డ్‌డిస్క్‌లు కూడా కాలక్రమేణా పాడైపోతాయి. ఒకే ఒక డిస్క్‌లో మీ జీవితకాల జ్ఞాపకాలు భద్రపరచడం సేఫ్‌ కాదు.
• రీస్టోర్‌ టెస్ట్‌ చేయకపోవడం: బ్యాకప్‌ సక్సెస్‌ అని మెసేజ్‌ రాగానే మనం నిశ్చింతగా ఉంటాం. కానీ, ఆ ఫైల్స్‌ మళ్లీ ఓపెన్‌ అవుతున్నాయో లేదో ఎప్పుడూ చెక్‌ చేయం. అవసరమైనప్పుడు ఆ ఫైల్స్‌ ఓపెన్‌ కాకపోతే మీరు చేసిన బ్యాకప్‌కి విలువ ఉండదు.
• అకౌంట్‌ లాక్‌: ఒకవేళ మీ అకౌంట్‌ సెక్యూరిటీ కారణాల వల్ల బ్లాక్‌ అయితే, మీ డేటా మొత్తం మీ చేతుల్లో లేకుండా పోతుంది. అందుకే క్లౌడ్‌తో పాటు ఫిజికల్‌ స్టోరేజ్‌ కూడా ఉండటం అత్యంత ముఖ్యం.

మార్చుకోవాల్సిన అలవాట్లు

• బ్యాక్‌ అప్‌ రివ్యూ: బ్యాకప్‌ చేసిన తర్వాత దాన్ని మళ్లీ చెక్‌ చేయాలి.
• వెరిఫికేషన్‌: దాచిన హార్డ్‌డిస్క్‌ పని చేస్తున్నదా? అందులోని ఫైల్స్‌ ఓపెన్‌ అవుతున్నాయా? అనేది ఆరు నెలలకు ఒకసారైనా చెక్‌ చేయాలి.
• ఆటోమేషన్‌: వీలైనంత వరకు బ్యాకప్‌ ప్రక్రియను ఆటోమేట్‌ చేయండి. మాన్యువల్‌గా చేద్దాంలే అనుకుంటే, తీరిక లేక దాన్ని వాయిదా వేస్తూనే ఉంటారు. అదే ఆటోమేషన్‌ ఉంటే మీ ప్రమేయం లేకుండానే డేటా సేవ్‌ అవుతుంది.
• క్లౌడ్‌ సింక్‌ ఆఫ్‌ చేసి ఫొటోలను డిలీట్‌ చేయాలి.
• గూగుల్‌ ఫొటోస్‌ వాడుతున్నట్లయితే.. దాంట్లోని ‘Free up space’ ఆప్షన్‌ వాడితే, క్లౌడ్‌లో బ్యాకప్‌ అయిన ఫొటోలు మాత్రమే ఫోన్‌ నుంచి డిలీట్‌ అవుతాయి. క్లౌడ్‌లో సురక్షితంగా ఉంటాయి.

పాస్‌వర్డ్‌ ప్రొటెక్షన్‌

• బ్యాకప్‌ అనేది ఒక్కసారి చేసే పని కాదు. అదో నిరంతర ప్రక్రియ. మీ దగ్గర బ్యాకప్‌ లేదంటే, మీరు ఆ డేటాను ఎప్పుడైనా కోల్పోవచ్చు.
• మీరు బ్యాకప్‌ చేసిన హార్డ్‌డ్రైవ్‌ వేరే వాళ్ల చేతికి చిక్కితే? అందుకే బ్యాకప్‌ ఫైల్స్‌ ఎప్పుడూ ఎన్‌క్రిప్టెడ్‌ (Encrypted)గా ఉండాలి. పాస్‌వర్డ్‌ ఉంటేనే ఆ డేటా ఓపెన్‌ అయ్యేలా చూసుకోవడం ఓ స్మార్ట్‌ మూవ్‌. కేవలం డేటాను దాచడం కాదు, దాన్ని ఇతరులు యాక్సెస్‌ చేయకుండా చూసుకోవడమే నిజమైన భద్రత.

‘3-2-1’ ఫార్ములా!

• డేటా భద్రతలో ఓ గోల్డెన్‌ రూల్‌ ఉంది. అదే ‘3-2-1’ రూల్‌. దీన్ని ఫాలో అయితే మీ డేటా ఎప్పటికీ మాయం కాదు.
• 3 కాపీలు: ఏదైనా ముఖ్యమైన ఫైల్‌కు కనీసం మూడు కాపీలు ఉండాలి. ఒకటి ఒరిజినల్‌, మిగిలిన రెండు బ్యాకప్‌ కాపీలు.
• 2 రకాల స్టోరేజ్‌: కాపీలను రెండు వేర్వేరు రకాల స్టోరేజ్‌ ఫార్మెట్‌లలో ఉంచాలి. హార్డ్‌డ్రైవ్‌తోపాటు క్లౌడ్‌ స్టోరేజ్‌లో దాచాలి.
• 1 ఆఫ్‌-సైట్‌ కాపీ: కనీసం ఒక కాపీ ఇంటికి లేదా ఆఫీస్‌కు దూరంగా ఉండాలి. ఒకవేళ ప్రకృతి వైపరీత్యాలు జరిగినా మీ డేటా మరోచోట సురక్షితంగా ఉంటుంది.
  డేటా అనేది డిజిటల్‌ ఆస్తి లాంటిది. ఒక్కసారి పోతే తిరిగి పొందడం కాస్త కష్టమే . ఈ 3-2-1 రూల్‌ పాటించడం కష్టంగా అనిపించినా, జీవితకాల జ్ఞాపకాలు పోయినప్పుడు కలిగే బాధ కంటే ఇది ఎంతో చిన్నది.

అనిల్‌ రాచమల్ల
వ్యవస్థాపకులు
ఎండ్‌నౌ ఫౌండేషన్‌